Одной из основных проблем, возникающих при оформлении пенсии являются произведенные с нарушением действовавшей в период работы инструкции по их заполнению записи в трудовых книжках, такие как: отсутствие наименования организации, в которой протекала работа, номера или даты приказа о приеме или увольнении застрахованного лица; отсутствие записей о переименовании предприятия; незаверенные исправления, подчистки; плохо читаемые, размытые печати предприятий и учреждений и др.

    Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку регламентируется постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

         В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

         Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

         Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

         Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

        В случае, если гражданин на момент назначения пенсии не работает, то для подтверждения принадлежности трудовой книжки ему необходимо представить в Управление Пенсионного фонда соответствующий документ, подтверждающий изменение фамилии. Если документ отсутствует, получить его дубликат, либо копию актовой записи можно в органах ЗАГСа.